Komunikacja – zapraszanie, informowanie i dyskutowanie

Jeśli konsultacje społeczne mają być udane, musi się o nich dowiedzieć i zachcieć wziąć w nich udział jak najwięcej przedstawicieli danej społeczności. W tym celu konieczne jest rzetelne przygotowanie kampanii informacyjnej poprzedzającej konsultacje. Należy zadbać o to, by informacje zamieszczane w Internecie na temat konsultacji, zarówno przed ich rozpoczęciem, jak i w trakcie, były ogólnodostępne, zrozumiałe i liczne.

Wyjątkowo istotą rolę w procesie informowania społeczności o konsultacjach społecznych pełnią media. Im wcześniej nawiążemy z nimi współpracę, tym chętniej zaangażują się w relacjonowanie przedsięwzięcia. Istotne też, by nie poprzestawać tylko na reklamach. Najważniejsze są merytoryczne wpisy i bieżące informacje na temat postępów w dialogu społecznym. Wychodząc naprzeciw potrzebom współczesnego społeczeństwa, warto też zróżnicować miejsca, w których zamieszczone będą informacje o konsultacjach. Wysoce prawdopodobne jest, że znacznie więcej osób dowie się o konsultacjach z lokalnego bloga lub z mediów społecznościowych niż z oficjalnego biuletynu samorządowego.

Udany proces zapraszania obywateli i różnych grup interesu do uczestnictwa w konsultacjach to dopiero początek. Podczas ich prowadzenia trzeba pamiętać, że są one formą dialogu społecznego, dlatego ich podstawą jest dyskusja. Celem konsultacji nie jest poinformowanie obywateli o już podjętych decyzjach. Przeciwnie, konsultacje mają przyczynić się do wypracowania rozwiązania, które będzie najlepsze dla danej społeczności. Aby poznać potrzeby i poglądy mieszkańców na określony temat, często najlepszą formą jest bezpośrednia komunikacja – dyskusja. Jeśli jej przedmiot jest skomplikowany, organizator powinien zapewnić uczestnikom dodatkowe informacje, podane jednak zawsze w prosty, jasny sposób. W pewnych sytuacjach spotkania „na żywo” są niemożliwe, wtedy należy sięgnąć po inne metody (np. ankiety), mając jednak świadomość niedoskonałości tego typu narzędzi pozyskiwania informacji.

Planowanie i elastyczne podejście

Drobiazgowe zaplanowanie każdego etapu konsultacji społecznych to podstawa sukcesu. Dlatego nie można zaniedbać żadnego z działań wpisujących się w harmonogram. Szczegółowo należy określić, jak będzie wyglądać kampania informacyjna, jak dobrana zostanie grupa lub grupy uczestników, jakie będą metody, terminy i miejsce konsultacji oraz skąd pozyskane zostaną środki na realizację konsultacji.

Z drugiej strony nawet najbardziej drobiazgowo zaplanowane konsultacje na etapie realizacji zaczynają żyć własnym życiem i zawsze może nastąpić coś, czego organizator nie przewidział. Dlatego ważną kwestią jest elastyczność osób odpowiadających za realizację przedsięwzięcia. Czasem odejście od sztywno nakreślonych ram może przynieść pozytywne wyniki. Przykładowo po otrzymaniu sygnałów, że wyznaczone miejsce lub termin konsultacji nie pasuje znacznej liczbie interesariuszy, zmiana harmonogramu może sprawić, że frekwencja znacznie wzrośnie.

Szukanie wsparcia i otwartość

Duże znaczenie mają kompetencje osób prowadzących konsultacje. Zawsze warto też poszukać wsparcia wśród tych, którzy mają większe doświadczenie – w administracji, organizacjach pozarządowych i w społeczności lokalnej. W samym urzędzie należy położyć nacisk na kooperację różnych wydziałów. W każdej instytucji są osoby, które znają się lepiej na niektórych zagadnieniach i warto zaangażować ich choć w wydzielonym zakresie w przygotowanie konsultacji. Należy też pamiętać o tym, aby radni na bieżąco byli informowani o przygotowaniach, jak i o przebiegu konsultacji. Silne wsparcie mogą też zaoferować lokalne organizacje pozarządowe, w których mogą działać eksperci od komunikacji, moderacji dyskusji, konkretnych omawianych zagadnień np. ekologicznych itp.

Skoro celem dialogu społecznego jest wypracowanie optymalnych rozwiązań danego problemu, dla jego osiągnięcia niezbędna jest dodatkowo tzw. otwartość. Oznacza to, że strona organizująca konsultacje powinna wykazywać się gotowością do przyjęcia zmodyfikowanych wersji omawianych rozwiązań lub rozwiązań zupełnie nowych.

Na koniec jeszcze raz podkreślmy, że konsultacje społeczne nie mogą być w każdym punkcie od początku do końca zaplanowane i przewidziane. Błędy się zdarzają, ale na błędach można się uczyć i wyciągać wnioski na przyszłość. Dotyczy to wszystkich aktorów konsultacji społecznych – władz szczebla lokalnego bądź centralnego, obywateli oraz organizacji pozarządowych.