Procedura przeprowadzania konsultacji społecznych określać powinna, jaki ma być ich przebieg „krok po kroku”. Dzięki niej jasne są odpowiedzi na wszelkie praktyczne pytania co do organizacji i realizacji kolejnych etapów procesu. Procedura powinna precyzować: jaki jest zakres obowiązków osoby pełniącej daną funkcję (np. gospodarza czy koordynatora konsultacji), kiedy poszczególni „aktorzy” konsultacji będą włączani w ich przebieg, w jaki sposób będzie dochodziło do wymiany informacji, jak będzie przebiegać etap przygotowania, etap prowadzenia i etap podsumowania konsultacji, jaka będzie kolejność działań itp.

Cały przebieg procesu konsultacji społecznych, od inicjacji aż po wdrożenie wniosków i ewaluację, powinien być ujęty i zaplanowany w ich procedurze. Aby ułatwić jej przygotowanie „Kanon Lokalnych Konsultacji Społecznych” przedstawia „Osiem kroków konsultacji”. Poniżej zamieszczamy omówienie całego procesu.

Krok 0. Przed podjęciem decyzji o konsultacjach

To wbrew pozorom bardzo znaczący punkt. Osoby decydujące o tym, czy w danym przypadku jest sens przeprowadzać konsultacje, muszą sprawdzić, czy omawiany problem nie ma już gotowego rozwiązania. Tylko jeśli problem jest już precyzyjnie zdefiniowany, ale decyzja nie została jeszcze podjęta, organizacja konsultacji społecznych jest uzasadniona. Oczywiście należy tu rozważyć szereg innych kwestii, takich jak np. czy jest wystarczająco dużo czasu i czy są środki na przeprowadzenie konsultacji, czy ich temat jest istotny dla mieszkańców, a zakres dość szeroki, czy w ogóle jest pole manewru w rzeczonej sprawie.

Krok 1. Podjęcie decyzji o konsultacjach

Jeśli decyzja o przeprowadzeniu konsultacji zapadła, musi być podana do publicznej wiadomości. Komunikat powinien informować, w jakim czasie się one odbędą i jaki będzie harmonogram działań.

Krok 2. Przygotowanie konsultacji

Ten etap konsultacji społecznych wymaga podjęcia się wielu zadań:

- Przygotowanie konsultacji najlepiej zacząć od przeanalizowania kontekstu. Należy sprawdzić, czy urząd organizował konsultacje wcześniej, jaki był ich przebieg i wyniki oraz jakie wnioski można na tej podstawie wyciągnąć.

- Następnie organizator musi precyzyjnie określić cel, jaki chce osiągnąć. Kluczowe jest pytanie: Czego chcemy się dowiedzieć od uczestników konsultacji?

- Konieczne jest określenie podziału obowiązków w ramach urzędu, wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację poszczególne zadań, podjęcie decyzji o wsparciu oraz współpracy administracji, a także polityków.

- Szczególnie zainteresowane grupy odbiorców konsultacji powinny być rozpoznane, a kanały dotarcia do nich dobrze przemyślane. Dostęp do konsultacji powinien być zapewniony dla wszystkich chętnych.

- Ważne pytanie dotyczy też pakietu narzędzi i metod zbierania opinii oraz prowadzenia konsultacji – czy są to optymalne środki i czy wszyscy uczestnicy są w stanie z nich skorzystać.

- Czas i miejsce konsultacji powinny być tak dobrane, by umożliwić pełny udział wszystkim zainteresowanym. Potrzebna jest dobra koordynacja działań i znajomość realiów (np. wybranie terminu, który nie będzie kolidował z innym znaczącym dla mieszkańców wydarzeniem).

- Już na etapie przygotowań należy określić wskaźniki sukcesu przedsięwzięcia, a także w jaki sposób będą gromadzone informacje o ich realizacji.

- Zagadnienia związane z informowaniem dotyczą kilku spraw. Organizator jest zobligowany do powiadomienia obywateli o konsultacjach i zachęcenia ich do uczestnictwa, a także przedstawienia im przejrzystego harmonogramu. Przedmiot konsultacji powinien być wyjaśniony w sposób zrozumiały dla wszystkich, a ich przebieg i zasady muszą być dokładnie omówione. Zalecane jest, aby przygotować dla uczestników materiały zawierające obiektywną prezentację różnych rozwiązań i ich konsekwencji.

- Konsultacje muszą być szczegółowo zaplanowane. Warto na tym etapie uwzględnić marginesy czasu na realizację poszczególnych działań, co przyda się w wypadku nieprzewidzianych opóźnień.

- Ostatnia kwestia podczas przygotowywania konsultacji to testowanie. Materiały informacyjne, merytoryczne oraz wszelkie narzędzia, którymi mamy zamiar się posłużyć, dobrze jest przetestować przy pomocy kilku niewtajemniczonych w projekt osób. Dzięki temu możliwa jest ocena ich zrozumiałości i przejrzystości dla przyszłych uczestników konsultacji.

Krok 3. Przebieg konsultacji

Kiedy konsultacje już trwają, warto na bieżąco monitorować, czy ich przebieg jest zgodny z planem, czy prowadzona jest odpowiednia dokumentacja, a opinie uczestników zachowane są w rzetelny sposób.

Krok 4. Decyzja dotycząca uzyskanych opinii

W tym momencie należy sprawdzić, czy przyjmując lub odrzucając opinie i propozycje uczestników, kierowano się przede wszystkim interesem publicznym i dobrem ogólnym.

Krok 5. Informacja zwrotna

Należy pamiętać, że zarówno każdemu uczestnikowi (zwłaszcza, jeśli zgłosił uwagi), ale i całej opinii publicznej przysługuje prawo do poznania odpowiedzi na zgłoszone zastrzeżenia. Odpowiedzi powinny być przedstawiane w rozsądnym, czyli niezbyt odległym terminie.

Krok 6. Ewaluacja konsultacji

Podstawowe pytanie brzmi oczywiście: czy osiągnięto założone cele? Rzetelne udzielenie odpowiedzi pozwoli zdiagnozować, gdzie ewentualnie popełniono błędy i co w przyszłości można zrobić lepiej.

Krok 7. Decyzja wdrożeniowa

W ostatnim kroku procedury należy poinformować uczestników konsultacji i całą społeczność lokalną o podjętej decyzji. Dobrą praktyką jest, jeśli komunikat zawiera deklarację przedstawiania co jakiś czas sprawozdań z realizacji planów, o których zdecydowano.