W czerwcu 2017 r. grupa ekspertów społecznych i rządowych zaproszonych przez Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji rozpoczęła prace nad dokumentem zatytułowanym „Siedem Zasad Konsultacji”. Bezpośrednim impulsem do opracowania zasad był toczący się w tym czasie „spór o ACTA”, który obnażył mankamenty ówczesnego modelu konsultacji.

Celem przyświecającym autorom było stworzenie zbioru konkretnych rekomendacji dotyczących prowadzenia konsultacji społecznych. Mocną stroną publikacji jest prosty, przyjazny dla odbiorcy język, przy zastosowaniu którego przekazane zostały kluczowe reguły konsultacji i wskazówki co do praktycznego ich stosowania. Co więcej, przywołuje ona pewne wartości, które nie są spotykane w urzędniczej codzienności, starając się zmienić sam sposób myślenia urzędników i ich podejście do obywateli.

Opracowanie przedstawia sposób realizacji każdej z wymienionych zasad w wariancie szerszym, ale wskazuje, że nie zawsze jest to konieczne - wtedy można zastosować wariant minimum. Jak zaznaczono, wybór wariantu zależy do wagi omawianych działań. Tak więc im konsultowane rozwiązania są ważniejsze dla danej społeczności, tym konsultacje powinny być szerzej zakrojone (należy przeznaczyć na nie więcej czasu i wysiłku). Oto wypracowane zasady:

1. Dobra wiara

Pierwsza zasada konsultacji społecznych powołuje się na ducha dialogu. Chodzi o wolę porozumienia, wzajemne słuchanie się stron dialogu i wykazywanie chęci zrozumienia, nawet jeśli nasze stanowisko jest odmienne (lub przeciwne).

Oczywiście nie jest to kryterium formalne, dlatego trudno sprawdzić, czy jest przestrzegane. O dobrej wierze obu stron może świadczyć udzielnie twierdzących odpowiedzi na pytania:

- Czy organizator konsultacji wykazuje gotowość do przyjęcia krytyki i modyfikowania przedstawionego przez siebie rozwiązania? Czy pozostali uczestnicy konsultacji są gotowi zweryfikować i zmienić swoje opinie pod wpływem przekonującej argumentacji?

- Czy organizator konsultacji odpowiednio wyjaśnił wszelkie kwestie związane z przedmiotem konsultacji? Czy w rzetelny sposób przygotował materiały niezbędne do zrozumienia przedmiotu konsultacji?

- Czy przewidziano wystarczającą ilość czasu na zebranie przez uczestników argumentów i ich zaprezentowanie?

2. Powszechność

Informacja na temat konsultacji powinna być ogólnie dostępna, aby każdy mógł się o nich dowiedzieć i jeśli zechce, wziąć w nich aktywny udział. Pytania:

- Czy informacje są zamieszczone w wygodnym, otwartym formacie (nie skany czy zdjęcia) na odpowiednich stronach internetowych?

- Czy organizator podjął próby ustalenia, kto może być zainteresowany konsultacjami i dotarcia do tych osób z zaproszeniem?

3. Przejrzystość

- Powszechnie dostępne powinny być także cel, reguły, przebieg i wynik konsultacji społecznych. Poglądy poszczególnych stron dialogu muszą być jasno sprecyzowane. Pytania:

- Czy organizator upublicznia harmonogram konsultacji i zgłaszane uwagi wraz z odpowiedziami?

Uwaga: Zbieranie opinii anonimowych jest dopuszczalne w szczególnych, uzasadnionych przypadkach (nie dotyczy prac nad projektami aktów prawnych). Natomiast zamknięte spotkania eksperckie nie stanowią konsultacji społecznych.

4. Responsywność

Każda zgłoszona w trakcie konsultacji opinia powinna w określonym, rozsądnym terminie uzyskać merytoryczną odpowiedź. Możliwe jest udzielanie odpowiedzi zbiorczych. Pytania:

- Czy w wyznaczonym terminie opublikowano podsumowanie konsultacji zawierające zgłoszone opinie wraz z odpowiedziami? Czy język jest zrozumiały dla odbiorców? Czy dokument wskazuje, jakie kroki zostaną podjęte w celu realizacji powziętych decyzji?

- Czy organizator podjął wysiłek, by osoby, które zgłosiły opinie, mogły zapoznać się z wynikami konsultacji?

5. Koordynacja

Każdorazowy proces konsultacji społecznych powinien mieć gospodarza, który będzie odpowiadał za ich przebieg w sensie politycznym i organizacyjnym. Wskazane jest też właściwe umocowanie konsultacji w strukturze administracyjnej. Pytania:

- Czy gospodarz jest osobą decyzyjną (ministrem, sekretarzem stanu, dyrektorem departamentu lub naczelnikiem – zależy to od zasięgu i charakteru konsultacji)?

- Czy gospodarz wykorzystuje swoją funkcję w administracji i angażuje w konsultacje podległych mu pracowników?

Uwaga: Istnieje też możliwość wskazania przez gospodarza koordynatora konsultacji, o czym muszą być poinformowani uczestnicy.

6. Przewidywalność

Konsultacje muszą mieć jasno określone reguły i harmonogram oraz być prowadzone zgodnie z nimi. Powinny rozpocząć się na samym początku legislacji. Pytania:

- Czy konsultacje nie polegają na akceptowaniu podjętych decyzji? Czy nie zostały rozpoczęte, gdy konflikt już trwa? Czy rozpoczęły się na początkowym etapie tworzenia polityk publicznych? Czy każdy etap konsultacji przewiduje minimum 21 dni na zgłoszenie opinii przez jej uczestników?

7. Poszanowanie dobra ogólnego i interesu publicznego

Przygotowując finalną wersję rozwiązania wypracowanego podczas konsultacji, organizator ma na względzie przede wszystkim interes publiczny, a nie interesy poszczególnych grup.

- Czy - jeśli uwagi zgłoszone do konsultowanego projektu nie zostały uwzględnione w jego finalnej postaci - uczestnik poznał tego powody? Czy podczas tworzenia ostatecznej wersji rozwiązania nie zdecydowała siła nacisku poszczególnych interesariuszy lub ich grup, a nie szeroko pojęte dobro ogólne całej społeczności? Czy uwzględniono interesy tych, którzy nie uczestniczyli w konsultacjach?

Opracowanie „Siedmiu zasad konsultacji” rozpoczęło proces wprowadzania zmian w rzeczywistym przebiegu konsultacji społecznych. Administracja centralna i lokalna musi sprostać wyzwaniu wdrożenia tych rekomendacji. Pierwszym krokiem jest przedyskutowanie każdej zasady, aby możliwe stało się wcielenie jej do systemu obowiązujących zasad. Następnie teorię trzeba przełożyć na praktykę, a więc na szczegółowe zarządzenia, procedury postępowania i uchwały.

Bardzo pomocne są też takie projekty jak „Konsultacje z zasadami”, dzięki którym wcielanie w życie zasad konsultacji staje się znacznie prostsze od praktycznej strony. Jednocześnie coraz większą rolę w konsultacjach zaczynają odgrywać NGO-sy.